1 概述
1.1 实体说明
- 用户：真实的人，每人仅一个账号，自行注册；可跨受邀请加入多个团队
- 团队：企业/组织实例，各团队隔离，每个团队有独立的成员、部门、岗位、数据
- 成员：用户在某团队中的身份，用户加入团队后成为成员，是人在组织内的唯一体现
- 岗位：权限、项目、客户等业务数据关联在岗位上，成员离职只需把岗位移交由其他成员就职就可以转移数据资产
- 部门：组织架构节点，岗位归属于部门，部门支持树形层级，可以设置为独立结算单位（即阿米巴）
1.2 主要角色
- 项目负责人：项目利润的第一负责人；发起立项，可管理项目全过程、发起项目费用报销，对执行人发起的项目费用审批；申请收款票据
- 执行人：项目具体任务的执行人员（设计、跟单、采购、监理等），对执行单负责；可发起执行单费用报销
- 部门总监：对全部门的整体利润负责；对部门全部项目的执行承担服务与指导责任，审批项目立项、项目结审、项目费用审批；可以查询部门内项目
- 财务会计：审批项目费用（总监审批后），确认项目结审的计提归属月份、开具票据
- 财务出纳：打单付款、录入收款
- 财务经理：核实收款
- 总经理：项目结审终审、费用审批终审；可以查询全公司项目
- 核价员：可查看全公司报销单，进行统计分析；可以查询全公司项目
- 系统管理员：成员管理、岗位管理、部门管理、系统配置
- 客户资料管理员：核实和管理客户档案
- 供应商管理员：核实和管理供应商档案
- 供应商：月结供应商可以注册账号加入团队，自行录入外协单交货记录，自行发起月结账单
注：一个岗位可以授予多个角色
1.3 项目单
项目流程
状态说明
- 填单中：项目负责人/总监新建后仅保存，尚未提交
- 立项中：提交立项，等待总监审批
- 执行中：总监审批通过，项目可正常运作（可报销、可开发票、可创建执行单/外协单）
- 交单中：跟单人发起结审申请，等待总监审批结项
- 结项中：总监同意结项，等待财务会计核对
- 结审中：财务会计核对通过，等待总经理终审
- 已归档：总经理审核同意，项目纳入对应月份业绩统计
- 已删除：跟单人在填单中状态下删除（终态）
重要节点管控
- 填单中的项目才能编辑和删除，均由立项人操作
- 通过立项审批后，项目为执行中，才能开始开票、收款、支出申请等，不能再退回填单中
- 立项后如果项目有改变的，由总监对项目进行变更操作
- 项目执行完成（票据、收款、报销和付款单、外协单、执行单都已办结）由项目负责人发起交单
- 交单之后不能再进行报销
- 结审，通过部门总监审批、会计核对、总经理终审后项目归档
内部合作，支持以下合作方式
- 按比例合作，分享业绩
- 可以同部门内多个项目负责人合作
- 也可以跨部门多个负责人合作，自动拆分所在部部分享的业绩
- 内部采购，分包独立业绩
- 总包项目（采购方）固定支出
- 分包项目（提供方）因定收入，自负盈亏
工期管理
- 每个类型的类型的项目可以分别设置以下限期
- 项目周期：立项周期不能超过几个月
- 交单限期：立项后超过天数未交单时报警
- 结单限期：交单后超过天数未结题时报警
- 出现异常的，系统会提示警告，要求做说明并申请异常的限期要求处理
1.4 执行单
执行单流程
执行单是项目之下具体工作任务的载体，由项目负责人创建，指派执行人落实。
状态说明
- 未确认：保存新建后初始状态，执行人尚未响应
- 已确认：执行人接受任务
- 执行中：执行人/合作人开始执行
- 完成：执行完毕，等待创建人确认
- 删除：创建人在未确认状态下删除（终态）
- 取消：创建人取消任务（可从已确认/执行中进入）
- 评价中：创建人确认完成，进入互评阶段
- 已评价：相关人完成评价
- 关闭：创建人关闭（终态）
重要节点管控
- 未确认的执行单才能删除，由下单人操作
- 已确认之后的执行单不能删除，不做了做取消操作作，走后面的流程直至关闭
- 执行中后关闭之前的执行单能报销费用
- 进入评价状态后要及时评价，5天内未评价的，系统会自动按10分评价
合作
- 执行人可以添加合作人员
期限管理
- 超时系统会提示警告，要求做说明并申请异常的限期要求处理
执行过程备注
- 执行过程可以上传现场图片、客户沟通记录等作为执行过程的证明
- 如出现质量事故，以发生前的附件作为判断责任参考因素之一
1.5 外协单
从月结供应商采购物料或服务的，不通过报销流程支出
- 经办人录入外协单
- 或直接与月结供应沟通采购内容送货时由供应商录入外协单；
- 经办人确认后计入项目成本。
外协单确认流程：供应商 -> 经办人 -> 项目负责人 -> 总监；
确认后，不论支付已否都计入项目成本。
1.6 收入
- 预算收入：项目立项时项目负责人根据订单或合同录入项目预算收入，注意不要虚填，结项时未开齐预算收入的票据项目不能交单，要变更为准确的收入才能交单，会降代项目的预算准确度。
- 实际应收：以申请开具销项票据的金额计为实际应收。
- 实际收入：收到客户支付的款项后，由出纳录款，财务经理确认后计入在此实际收入
1.7 支出
- 预算支出：项目立项时项目负责人根据项目计划预算支出，不说不要虚填，成本预算太低，报销金额超过预算成本后项目会异常。
- 实际支出：项目费用单总额+外协单总额
项目费用申请流程
- 项目执行过程中产生的费用支出（报销 / 付款申请 / 计提单），需要走审批流程。根据发起人不同，有两级审批入口：
- 项目负责人（AE） 直接发起：→ 总监审批 → 会计审批 → 总经理审批 → 出纳支付 → 归档
- 执行人 发起：→ 项目负责人审核 → 总监审批 → 会计审批 → 总经理审批 → 出纳支付 → 归档
管理费用申请流程
- 管理费用申请流程与项目费用相似，有以下不同
- 管理费用可以选择平摊费用的部门和比例
- 总监审批环节，所有受摊的部门总监都必须审批通过（没有先后）才交会计审批
- 管理费用不会计入项目成本，计入部门成本
关键规则：
- AE（项目负责人）在任一审批环节均可撤回，回到「未提交」状态
- 每级审批人可选择「退回」（驳回），也回到「未提交」状态
- 出纳实际付款后流程终态，不可再撤回
关于凭证
- 费用申请的凭证在提交时通过附件上传作为审批凭证
- 总经理审批能完后打印申请单（可以出纳统一打印）附上原始凭证
- 严格的还需要签名后出纳才支付
1.8 月结对账
- 月结对账单是对月结供应商支付流程核对载体
- 已确认的外协单可以合并生成对账单
- 月结供应商如果有提供多种类型的进项票据的，注意开具同类票据的外协单才能收在同一张结算单中结算
- 外协单默认是供应商默认开具进项票据类型（在供应商档案中设置）
- 供应商岗位可以在结算前对外协单开出的票据类型进行修改
- 月结时由外协供应商账户发起月结对账单；经会计核对后直接交总经理审批通过后可以支付。
1.9 利息
- 系统按先付先冲的顺序，将成本与回款逐段冲销，计算逐段利息明细再汇总成项目总资金利息。
- 逐步计算利息公式
利息(分) = 冲销金额 × max(收款日 - 成本日 - 免息天数, 0) × 日利率 / 10000
- 项目每笔支出在免息期后每天计算利息
- 收入核销的按支付先后冲抵支出，已冲抵的支出不会产生资金利息
- 资金的利息是计入项目成本的
1.10 利润
- 预算利润：项目立项时项目的预计收入 - 预算支出
- 实际利润：项目实际收入 - 实际支出
重要目标
- 事前算赢：立项审批参考同类项目利润，确认利润底线
- 事中管控：项目执行过程中，支出审批时实时了解利润变化，及时调整项目计划，控制成本，确保利润目标实现。
- 事后算清：交货后，算资金利息，管理账期，促追回款。
毛利率控制
- 项目结项时会自动重计同类项目的毛利率
- 总经理可以设置指定项目不参与平均毛利率的统计
- 项目立项时预算毛利率低于平均毛利率，系统会提示警告，要求重新输入
- 每个支出项录入后也会对毛利率进行比对警告
- 如果毛利率低于平均毛利率，系统会提示警告，要求做说明并申请异常的毛利率要求处理
1.11 业绩
项目负责人的业绩
- 利润就是业绩
- 当月业绩：当月结算的项目总利润
执行人的业绩
- 执行单的金额就是业绩
- 当月业绩：不同类型的执行单可以设置按不同的比较计算业绩
部门总监的业绩
- 利润是主要业绩
- 要扣减平摊的管理费用
- 当月业绩：部门当月结算的项目总利润扣除平推的管理费用
公司的业绩
- 利润是主要业绩
- 要扣减平摊的管理费用
- 当月业绩：公司当月结算的项目总利润扣除平推的管理费用
1.12 客户与联系人
立项时需要选择客户和项目联系人，如果还没有备案的必先备案客户和联系人
客户档案是全公司公开的，联系人是跟进人相互隔离的，可选择部门共享或全部共享
新录入的客户档案提交给客户管理员进行资料核实，资料完整度由管理员自行制定规则
未通过核实的客户不影响立项，但客户档案没有通过核实的，总监操作不了通过立项同
可以主动收录客户的开票信息或在开票申请时自动把开票信息备份到客户档案中
1.13 供应商
- 外协单、费用支付（报销/付款）申请前必须把供应商备案才能申请支付
- 供应商未核实的不能通过审批
- 供应商分为月结供应商和单结供应商
月结供应商
- 月结供应单通过外协单确认并用月结对账单结算支付
- 月结供应商要绑定外协岗位，登录岗位进行操作
单结供应商
- 单结供应商采购的费用报销/付款单的方式申请支付
